Una impresora defectuosa… ¡y es un desastre! A pesar de la tendencia Zero paper, que nos haría imprimir cada vez menos en la oficina en favor del formato digital, está claro que los volúmenes de impresión diarios en las empresas siguen siendo muy altos: 28 hojas por empleado cada día, ¡c es enorme!
A pesar de la desmaterialización de las facturas de tus clientes , las nóminas de tus empleados, incluso sus informes de gastos , sigues imprimiendo, ¡y no eres el único!
Consejo #1 Cuestiona sus necesidades
En términos de MFP, como en muchas áreas, el comportamiento de compra o alquiler a menudo se ve truncado por los argumentos de ciertos revendedores.
Algunos revendedores de impresión son muy buenos para presumir:
- La velocidad de copia de una fotocopiadora.
- La resolución de impresión de una impresora de última generación
- La calidad del papel de tal o cual signo.
- Etc.
Estos argumentos de venta hacen un gran flaco favor a la profesión porque guían el comportamiento de compra/alquiler al presentar las funcionalidades de los materiales impresos.
En realidad, usted como yo no tiene necesidad de escuchar un discurso comercial sobre la impresora X o Y. Lo que le interesa es que le ofrecemos el producto que se adapta perfectamente a las necesidades y limitaciones de su negocio.
Consejo #2 No pase por alto la configuración de la impresora multifunción
Una vez que haya refinado sus necesidades, sepa que también es posible personalizar los parámetros de una impresora multifunción para que se corresponda en todos los aspectos con los usos de impresión de sus empleados. De hecho, ¡para una misma multifunción hay tantos usos como empresas que la utilizan!
Una buena configuración de su impresora multifunción le permite utilizar un dispositivo adaptado a sus necesidades. El bloqueo de funciones, la personalización de la interfaz de usuario para elegir opciones predeterminadas son formas de optimizar el uso de su dispositivo de impresión y cumplir con sus objetivos de reducción de costos o aumento de la productividad.
Consejo #3 Elija una impresora multifunción ampliamente compatible
No hay nada peor que un dispositivo que interrumpa su infraestructura IS existente. Al elegir su impresora multifunción profesional, preste atención a su compatibilidad con sus dispositivos y otro software. ¡Su integración debe hacerse con flexibilidad!
Para verificar la compatibilidad de su próximo equipo de impresión con todos los paquetes de software y software de su empresa, tómese el tiempo para enumerarlos. ¡Probablemente te sorprenderá su número!
También te recomendamos que elijas una impresora multifunción compatible con el principal software de gestión documental*. Es fundamental optar por equipos abiertos a la evolución tecnológica.
*Estos software inteligentes organizan el ciclo de vida del documento y por lo tanto prolongan el trabajo del dispositivo de impresión.
Consejo #4 Elija un dispositivo fácil de usar
Para evitar una protesta general de sus empleados en contra de su impresora multifunción reluciente pero terriblemente compleja de manejar, esté atento a la facilidad de uso del dispositivo.
Al preservar la experiencia de usuario de sus empleados y confiar en la pedagogía de su proveedor para presentarles las nuevas funcionalidades o limitaciones del dispositivo, valora el trabajo de sus empleados y les demuestra que se preocupa por sus condiciones de trabajo. trabajar.
Consejo #5 Sea intransigente con la seguridad
¿Sabes que el 60% de la información personal se guarda en formato papel? ¿Y sabes también que una impresora multifunción memoriza el contenido impreso por defecto?
¿Ves el problema? ¡Nosotros sí! En relación con el RGPD, los datos personales que pasan por su impresora deben estar seguros. Se trata por tanto de proteger la confidencialidad de los datos que imprime tu impresora multifunción, los datos que registra, así como los que eventualmente se envían a la Nube.
Sin querer agitar al espantapájaros del RGPD, está claro que los impresores profesionales siguen siendo con demasiada frecuencia el talón de Aquiles de las empresas en materia de protección de datos personales.
Consejo ADICIONAL: Elija a su revendedor con cuidado
Elegir el equipo de impresión adecuado es fundamental para tu actividad empresarial; De hecho, es muy sensible al buen funcionamiento de los dispositivos de impresión. Hacer la elección correcta del equipo es bueno, pero aún debe adquirirlo de un profesional de confianza.
La forma en que el revendedor responderá a sus preguntas y solicitudes es un muy buen indicador de su profesionalismo y el grado de confianza que puede depositar en él. Confíe primero en sus sentimientos y huya de cualquier revendedor del que dude aunque sea un poco.
Conclusión
¡Ya tienes todas las claves para elegir tu impresora multifunción! Examina las ofertas, evita los discursos comerciales demasiado agresivos y… ¡sabe leer los contratos!
¿Una última palabra para concluir? En el sector de la impresión asistimos al advenimiento de un nuevo modelo económico: el MPS para el Servicio de Gestión de Impresión.
La idea es repensar el suministro de material de impresión no como una transacción sino como un contrato.
Alrededor del dispositivo se pueden injertar así multitud de servicios como el mantenimiento preventivo del parque, el suministro de consumibles, los contratos de coste por página, el despliegue de una política de impresión, etc.