Contratos comerciales, documentos administrativos recibidos por correo, justificantes de gastos profesionales, facturas de proveedores… cada día sus empleados escanean numerosos documentos que luego procesan en formato electrónico.
¿Por qué las empresas escanean tanto?
Al generar un archivo en lugar de un documento en papel, la digitalización acelera la distribución de documentos, simplifica el trabajo móvil y promueve el trabajo colaborativo. En este sentido, es clave para la transformación digital de las empresas.
A pesar de la importancia de estas operaciones de digitalización, escanear documentos suele ser sinónimo de molestia.
Consejo 1. Crea accesos directos
La aplicación de este truco solo le llevará unos minutos de configuración, pero le ahorrará tiempo en cada escaneo.
Identifique las operaciones de escaneo que realiza con más frecuencia y simplifique su comando con accesos directos. Puedes crear un acceso directo:
- A los ajustes de escaneado más utilizados (blanco y negro/dúplex, etc.)
- A su dirección de correo electrónico si desea recuperar sus documentos por este medio
- A la carpeta donde van la mayoría de sus escaneos
Entonces, con solo una tecla, inicia un escaneo, evita errores de ajuste y entrada, y limita el tiempo dedicado a buscar sus documentos.
Cualquier escáner o impresora multifunción (MFP) ofrece estas funciones de acceso directo, la guía del usuario lo ayudará a configurarlas fácilmente. Póngase en contacto con su proveedor si es necesario.
Mejores escaners de alta velocidad
No se han encontrado productos.
Consejo 2. Automatice el archivo y el nombre del archivo del producto
Desde su MFP, también es posible automatizar la clasificación del documento escaneado, pero también generar un nombre para él automáticamente de acuerdo con una regla definida.
Obviamente, el documento no se llamará “Factura del proveedor X con fecha…”
Respecto al archivado automático, se configura a través de escenarios que enviarán el documento directamente a la carpeta adecuada.
Sin embargo, la regla de denominación utilizada puede ser la siguiente: nombre de la fotocopiadora + fecha; lo que facilita la búsqueda del documento.
Configurados correctamente y activados manualmente, estos escenarios pueden ahorrar mucho tiempo en las tareas de escaneo de documentos.
Para ahorrar tiempo al escanear documentos por lotes, también es posible insertar una página con un código de barras o un código QR entre los diferentes documentos: el escáner detectará así la separación y guardará los documentos en tantos archivos separados.
Consejo 3. Instale un GED y déjelo ser
El último nivel de digitalización, la gestión electrónica de documentos (o EDM) es una solución que no solo ahorra tiempo en estas tediosas operaciones de digitalización, sino que también mejora de manera más general la productividad de cada empleado en estas tareas. Diseñado como un gabinete de documentos, el GED reemplaza el servidor local de las empresas cuya construcción en silos (carpeta 3 en carpeta 2 en carpeta 1) perjudica el trabajo colaborativo, ralentiza el intercambio de información y dificulta la productividad de los empleados.
EDM, por su parte, tiene una arquitectura de archivo dinámica: cada archivo se puede encontrar ingresando uno de los datos que lo estructuran (por ejemplo: nombre del cliente, fecha, tipo de documento, etc.).
Desde el punto de vista de la digitalización de documentos, la MFP debe verse como una puerta de entrada a este sistema de documentos y se beneficia de las mismas características de automatización.
Para escanear un documento en papel, simplemente colóquelo en su dispositivo. La solución EDM y el escáner funcionan juntos: el escáner digitaliza, luego el EDM lee, indexa y clasifica el documento. No tienes nada más que hacer.
Gracias a sus funciones de captura LAD (Lectura Automática de Documentos) y RAD (Reconocimiento Automático de Documentos), el EDM es capaz de reconocer un formato de documento, así como sus metadatos (procedencia, fecha, correo electrónico, etc.) Ya le han presentado documentos en el mismo formato.
Por lo tanto, la solución reconocerá que el documento escaneado es una factura, luego lo clasificará en el archivador apropiado (por ejemplo, la factura del cliente) y luego se basará en cada metadato identificado para crear una ruta de acceso al documento.
Cada colaborador puede así encontrar el documento simplemente completando uno de los metadatos, de acuerdo con la información que tiene a su disposición (por ejemplo: la SIRET, la fecha de envío, la identidad del remitente, etc.).
La solución EDM no solo simplifica el escaneo de documentos, sino que lo integra en una organización de documentos inteligente y colaborativa.
Todos los documentos digitalizados de esta manera se pueden exportar al software de contabilidad. Hablamos entonces de Scan to Process porque la digitalización se utiliza como puerta directa a los procesos de negocio.
Para comprender mejor la diferencia entre Scan to Process y Scan to Archive, recomendamos leer este artículo: solución de escaneo de documentos, ¡no más escaneos!
En promedio, se estima que implementar una solución EDM permite dividir por 10 el tiempo dedicado a escanear documentos. ¡Algunos software EDM, junto con un escáner de alto rendimiento, pueden digitalizar hasta 120 páginas por minuto!
Las nuevas soluciones EDM también simplifican el escaneo de documentos por lotes: ya no es necesario insertar una página con un código de barras o un código QR entre cada documento, con Zeendoc una simple línea stabilo en cada primera página del documento es suficiente para el software. Crea un nuevo archivo electrónico.
Conclusión
Gracias a estos pequeños consejos, escanear sus documentos nunca ha sido tan rápido y fácil. Si se puede acceder a los consejos 1 y 2 a través de algunas configuraciones (no dude en consultarlo con su proveedor de servicios), EDM sigue siendo la mejor solución para simplificar su ecosistema documental, acelerar la digitalización de documentos y agilizar el intercambio interno de documentos.