El problema es que las empresas luchan por comprender y controlar las prácticas de impresión de sus empleados. El presupuesto dedicado a la impresión todavía es ignorado con demasiada frecuencia por la dirección, mientras que según la empresa IDC representaría entre el 1 y el 3% de la facturación anual de la empresa.
Si bien este gran desperdicio de recursos preocupa cada vez más a los líderes empresariales y gerentes financieros a medida que toman conciencia de ello, hay organizaciones donde la cuestión de la impresión de presupuestos es particularmente dolorosa, como las organizaciones instaladas en locales y cuyo equipo de impresión se comparte entre diferentes usuarios.
Despachos de abogados, contables, start-ups instaladas en incubadoras y espacios de coworking, escuelas con imprentas de autoservicio, centros de investigación… muchas organizaciones se ven afectadas por este problema del coste compartido de la impresión.
Solución 1. Organizar un seguimiento de impresiones para repartir los costes
La primera solución es la más sencilla: consiste en definir un coste de copia para cada tipo de impresión (color o blanco y negro, formato clásico o específico, etc.), y luego consultar periódicamente los volúmenes de impresión lanzados desde cada computadora. De forma regular, cada empleado reembolsa sus gastos de impresión.
Esta solución tiene el mérito de ser completamente gratuita, sencilla de configurar y flexible a la hora de dar la bienvenida a un nuevo usuario.
Sin embargo, sólo puede corresponder a organizaciones que tengan un número limitado de empleados; también es fundamental que cada empleado disponga de su propio ordenador o dispositivos personales. Por último, no se debe compartir ningún equipo informático.
Otra limitación de este sistema de contracargo es que solo admite impresoras compartidas individuales. De hecho, el seguimiento de las impresiones lanzadas no tendrá en cuenta las múltiples copias que se pueden hacer directamente en una fotocopiadora o una impresora multifunción.
Solución 2. Montar un sistema de prepago
¡Es la solución ideal para estructuras que no controlan a los usuarios!
De hecho, tomemos el ejemplo de una universidad: si cada estudiante imprime tanto como un empleado en una empresa (es decir, 28 hojas por día) * 430 estudiantes en promedio, ¡eso representaría 12,040 copias por día! Lo suficiente como para darle pesadillas al tesorero de la universidad…
Obviamente, para estructuras grandes que acogen a muchos usuarios potenciales, el desafío no es solo volver a facturar las impresiones, ¡sino controlarlas! Existe, por tanto, un doble problema de refacturación y control de los volúmenes de impresión.
Aquí es donde el sistema de prepago entra en juego.
El principio es simple: cada usuario tiene una cuenta personal a la que puede acceder en una computadora o directamente en el dispositivo de impresión. Esta cuenta está asociada con una cuota de impresión que se alimenta regularmente.
El principio es que las cuotas asignadas a cada usuario son prepagas, lo que evita que la organización tenga que adelantar los costes y las cuotas son topadas para controlar el volumen de impresión.
Solución 3. Elija una lógica de refacturación y pospago
Esta última solución es ideal para organizaciones que manejan grandes volúmenes de impresión para un número más o menos limitado de usuarios.
La idea es monitorear con precisión los volúmenes de impresión de cada usuario gracias a un sistema de inicio de sesión o credencial y luego volver a facturarlos por los presupuestos asignados.
Mientras que la solución 1 prevé un sencillo seguimiento/refacturación de la impresión a partir de las estadísticas registradas en el ordenador, la solución 3 refuerza este seguimiento con un sistema de identificación.
A diferencia de la solución 2, el pospago no limita los volúmenes de impresión, considerando que los usuarios son conscientes de las prácticas de impresión eco-responsable.
Esta solución se adapta perfectamente a los centros de investigación que no desean limitar las impresiones (a menudo pletóricas) de los investigadores como tales, sino que controlan con precisión los gastos y los vuelven a facturar regularmente a los investigadores que luego los incluyen en sus gastos de investigación.
Conclusión
Para controlar mejor los presupuestos de impresión en equipos compartidos, ¡nada mejor que la implementación de un software de facturación!
Esto debe adaptarse perfectamente a las limitaciones de su entorno de TI y su flota de impresión (número de usuarios, presencia de un servidor local, número de periféricos disponibles), así como a los objetivos de su estructura (limitación o no de impresiones, pre -pago o pospago, etc.). Para ayudarlo a definir con precisión sus necesidades y guiarlo hacia la solución que mejor se adapte a sus expectativas, ¡todo el equipo de Print Value está a su disposición!